Überlastung im Job #23
Das können Sie jetzt tun

Kennen Sie das? Sie stehen vor einem riesigen Berg an Aufgaben und wissen nicht, wie Sie diese bewältigen sollen? Überforderung am Arbeitsplatz ist gerade heutzutage ein häufig auftretendes Problem.

Die Gründe dafür können ganz unterschiedlicher Natur sein. Bei dem einen Unternehmen kann beispielsweise eine erhöhte Auftragslage dafür verantwortlich sein, dass Mitarbeiter überfordert sind. Bei anderen ist es eine saisonal bedingte Überforderung, während wiederum andere mit den Arbeitsabläufen im Unternehmen nicht zurechtkommen.

Doch ganz egal, worin die Ursache für die Überforderung auch liegt – wichtig ist, in jedem Fall rechtzeitig Abhilfe zu schaffen! Eine langfristige Überforderung macht nicht nur den Mitarbeiter krank, sondern schadet langfristig auch dem Unternehmen.

Doch wie soll man seinem Chef sagen, dass man überfordert ist? Genau das erklärt der folgende Artikel! In den nächsten Abschnitten erfahren Sie, wie Sie vorgehen können, wenn Sie überfordert sind, welche Gründe es für eine Überforderung geben kann und woran Sie eine ernstzunehmende Überforderung überhaupt erkennen.

Risiko bei Überforderung

Eine Überforderung am Arbeitsplatz ist immer dann ernst zu nehmen, wenn es sich dabei nicht um eine kurzzeitige, sondern um eine dauerhafte Überlastung handelt. Darunter leidet nicht nur das individuelle Wohlbefinden des Mitarbeiters, sondern auf lange Sicht auch das Unternehmen. Letztendlich leidet nämlich auch die Leistung des jeweiligen Mitarbeiters, weshalb diese Situation auch für das Unternehmen alles andere als wünschenswert ist.

Dem Chef oder Vorgesetzten mitzuteilen, dass man sich überlastet fühlt, ist jedoch eine heikle Sache. Hier können viele Missverständnisse entstehen und die meisten Arbeitnehmer fühlen sich nicht wohl dabei, diese Tatsache zu äußern. Schließlich möchten sie nicht als Versager dastehen, sondern dem Anspruch, der an sie gestellt wird, gerecht werden. Es droht die Gefahr, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiter nicht mehr als den Leistungsträger ansieht, für welchen er ihn vor Abschluss des Arbeitsvertrages gehalten hat. Kein Arbeitnehmer möchte den Eindruck erwecken, schlechte Leistungen zu erbringen oder nur geringfügig belastbar zu sein. Viele Mitarbeiter haben deshalb Angst, im schlimmsten Fall eine Abmahnung oder gar Kündigung zu erhalten.

Aufgrund dieser Ängste melden sich viele Arbeitnehmer nicht zu Wort, was jedoch ein fataler Fehler ist! Denn wie weiter oben bereits angemerkt, ist eine Verbesserung der Situation für alle Parteien förderlich, jedoch kann diese nur herbeigeführt werden, wenn der Chef über dieses Problem in Kenntnis gesetzt wird.

Wie gehe ich vor, wenn ich überfordert bin?

Es ist also äußerst wichtig, den Chef oder Vorgesetzten zu informieren, wenn man überfordert ist. Wenn Sie dabei ein paar wichtige Punkte und Regeln beachten, kann dabei auch gar nichts schiefgehen. Wichtig ist, dass Sie sich gut auf das Gespräch vorbereiten und möglichst souverän vorgehen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen jetzt.

Schritt 1: Bestandsaufnahme machen

Im ersten Schritt sollten Sie eine Bestandsaufnahme machen und genau herausarbeiten, seit wann Sie sich überfordert fühlen und woran Sie es fest machen können. Ist die Arbeitsmenge kontinuierlich gestiegen oder gibt es beispielsweise ein bestimmtes Ereignis, das zur Überlastung geführt hat? Versuchen Sie die Gründe der Überforderung möglichst detailliert herauszuarbeiten, da diese für das Gespräch mit dem Vorgesetzten äußerst wichtig sind. Gleichzeitig erkennen Sie, ob es sich bei dem Gefühl um einen Dauerzustand handelt oder ob es Aussicht darauf gibt, dass es nur eine zeitlich begrenzte Episode ist.

Schritt 2: Reflektieren und mögliche Lösungen erarbeiten

Wenn Sie herausgefunden haben, welche Gründe vorliegen, können Sie möglicherweise schon selbst einige Lösungen erarbeiten. Vielleicht können Sie Kollegen um Hilfe bei den zu bearbeitenden Aufgaben bitten. Ein anderer Grund könnte aber auch eine falsche Priorisierung sein, was bedeutet, dass Sie zusätzliche Aufgaben bearbeiten, welche jedoch nicht zwingend notwendig sind. Versuchen Sie solche Aufgaben – wenn möglich – zu streichen, zu delegieren oder auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen.

Schritt 3: Gespräch mit dem Vorgesetzten

Sofern Sie in Schritt 2 bereits gute Lösungen erarbeiten konnten, fällt das Gespräch mit dem Chef zumindest vorerst weg. Sollte dies nicht der Fall sein, dann erfolgt nun der dritte Schritt – nämlich das Gespräch mit dem Vorgesetzten. Wenn Sie die ersten beiden Punkte abgearbeitet haben, dann sind Sie gut vorbereitet und können Ihrem Chef genau erklären, weshalb Sie überfordert sind. Erzählen Sie hierbei auch von den möglichen Lösungen, die Sie in Schritt 2 erarbeitet haben und erklären Sie, warum diese nicht hinreichend sind, um die Situation zu verbessern. So sieht der Chef, dass Sie daran interessiert sind, eine gute Lösung zu finden und das Gespräch nicht veranlasst haben, um lediglich ein Problem bei ihm abzuladen.

Tipps für Formulierungen und Herangehensweise

Bei dem Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten sollten Sie einige Punkte beachten, damit dieses auch wirklich zu einer nachhaltigen Lösung führt. Worauf Sie besonders achten sollten und welche Strategien und Tipps hierbei helfen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Vereinbaren Sie einen persönlichen Termin

Keinesfalls sollten Sie das Gespräch mit Ihrem Chef nebenbei auf dem Flur oder im Pausenraum führen. Bitten Sie Ihren Chef stattdessen um einen persönlichen Gesprächstermin. Bei dieser Bitte müssen Sie noch nicht auf das Thema eingehen – es reicht vollkommen, wenn Sie Ihrem Chef mitteilen, dass Sie ein Anliegen haben, welches Sie gerne im persönlichen Gespräch klären möchten. Fragen Sie, wann es ihm zeitlich am besten passt.nnt. 

Senden Sie sogenannte „Ich-Botschaften“

Auf gar keinen Fall sollten Sie im Gespräch pauschale Vorwürfe wie „Sie geben mir viel zu viele Aufgaben“ oder Ähnliches machen. Senden Sie stattdessen Ich-Botschaften und bringen Sie Ihrem Chef nahe, wie sich die aktuelle Situation für Sie anfühlt.

Gehen Sie auf konkrete Situationen ein

Damit Ihr Chef genau versteht, wohin die Ursachen liegen, sollten Sie die Fakten im Vorhinein möglichst gut dokumentieren und auch konkrete Situationen oder Beispiele benennen können. Dazu können Sie z.B. auch Ihren Arbeitsvertrag nutzen, in welchem viele Vereinbarungen, die beispielsweise Umgang mit Mehrarbeit und Überstunden betreffen, aufgeführt sind. Stimmen diese beispielsweise nicht mit den tatsächlichen Gegebenheiten überein, so können Sie dies Ihrem Chef schwarz auf weiß vorlegen.

Versetzen Sie sich in die Perspektive Ihres Vorgesetzten

Bedenken Sie bei all Ihren Handlungsschritten immer, dass Ihr Chef viel zu tun hat und hinter Ihrer Überlastung höchstwahrscheinlich keine böse Absicht steckt. Setzen Sie den Fokus also viel mehr darauf, Ihren Chef über die aktuelle Situation in Kenntnis zu setzen.

Bringen Sie eigene Lösungsvorschläge mit ein

Im besten Fall haben Sie beim Gespräch mit dem Chef nicht nur das Problem, sondern auch bereits einige Lösungsvorschläge parat. Wenn flexible Arbeitszeiten oder Home-Office die Überlastung reduzieren könnten, dann schlagen Sie Ihrem Chef diese Möglichkeiten gerne vor.

Woran erkenne ich, dass ich überfordert bin?

Sowohl Arbeitnehmer, als auch Arbeitgeber können eine Überforderung der Mitarbeiter anhand von bestimmten Anzeichen erkennen. Singulär betrachtet müssen diese jedoch noch kein Hinweis auf eine Überforderung am Arbeitsplatz sein. Treten sie jedoch regelmäßig oder gebündelt auf, dann sollten diese Anzeichen in jedem Fall ernst genommen werden. Dazu zählen:

– die Anzahl der Überstunden steigt
– Arbeitnehmer können sich aufgrund von dauerhaftem Stress schlechter konzentrieren
– die Auftragslage ist deutlich gestiegen, während die Personalstärke gleich geblieben ist
– die Zahl der Krankschreibungen im Unternehmen steigt an

Gründe für Überforderung

Die Gründe für eine Überforderung am Arbeitsplatz sind vielfältig. Viele davon gehen auf die Digitalisierung zurück, welche uns zum einen viele Arbeitsvorgänge erleichtert, gleichzeitig in vielerlei Hinsicht jedoch auch den Stressfaktor am Arbeitsplatz erhöht. Welche Ursachen einer Überlastung zugrunde liegen können, wird im Folgenden aufgelistet.

Höhere Erreichbarkeit durch die Digitalisierung

Im Gegensatz zu früher ist es heutzutage so, dass sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte sowie Kunden permanent erreichbar sind. Anfragen kommen heute nicht mehr nur über das Telefon, sondern auch via E-Mail oder WhatsApp rein. In vielen Betrieben schaffen es die Mitarbeiter nicht, diesen Anfragen gerecht zu werden.

Arbeitsverdichtung und Gesetze

Gerade in Deutschland sind in den letzten Jahren einige Gesetze und Arbeitnehmerrechte eingeführt worden. Tarifverträge und Mindestlohn setzen den Arbeitgebern Grenzen, sodass notwendige Einsparungen nur über die Personalstärke möglich sind. Wenn die Anzahl der Mitarbeiter sinkt, muss der einzelne also mehr arbeiten.

Selbstorganisation und persönliche Gründe

Nicht zuletzt kann der Grund für die Überforderung auch in der eigenen Selbstorganisation oder Persönlichkeit liegen. Während es dem einen leichter fällt, sich zu fokussieren, lässt sich ein anderer ständig ablenken, wodurch am Ende des Tages weniger Aufgaben erledigt sind. Zudem spielt hierbei auch das Thema Perfektionismus eine herausragende Rolle. Wer sich ständig an kleinen Details aufhält, verliert häufig den Blick fürs große Ganze und schafft es nicht, alle Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu erledigen.

Handlungsalternativen: Das können Sie tun

Wenn Sie sich überfordert fühlen und bereits das Gespräch mit ihrem Vorgesetzten gesucht haben, jedoch keine Änderung der Situation in Sicht ist, haben Sie verschiedene Alternativen. Handelt es sich bei der aktuellen Situation um einen vorübergehenden Zustand, der sich in absehbarer Zeit ändern wird, dann können Sie versuchen, diesen zu akzeptieren und die Phase durchzuhalten. Eine andere Möglichkeit könnte sein, sich an den Betriebsrat zu wenden oder Aufgaben, wenn möglich zu delegieren. Stellt auch dies keine Lösungsmöglichkeit dar und handelt es sich bei der Situation um einen Dauerzustand, dann sollten Sie einen Jobwechsel in Erwägung ziehen. Oft ist das die letzte, aber auch einzige Lösung.

Fazit:

Eine Überforderung am Arbeitsplatz ist aufgrund der Digitalisierung sowie zahlreicher weitere Entwicklungen in unserer Gesellschaft also keine Seltenheit mehr. Aufgrund ihrer schädlichen Auswirkungen für die Mitarbeiter und auch für das Unternehmen sollte eine solche Situation in jedem Fall ernst genommen werden. Oft sind sich Vorgesetzte gar nicht darüber bewusst, wenn sich ein Mitarbeiter überlastet fühlt, weshalb es wichtig ist, diese Thematik anzusprechen. Ganz oft lassen sich auf diese Weise schon betriebsinterne Lösungen erarbeiten. Der Vorgesetzte weiß, dass ein überlasteter Mitarbeiter nur geringe Leistungen erbringen kann, weshalb dieser sehr wahrscheinlich ebenfalls an einer guten Lösung für alle Parteien interessiert ist. Offene Kommunikation ist hier also das A und O.

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