Zeitmanagement #5
Den Tag effektiv organisieren

Den Tag richtig zu planen und zu organisieren hilft nicht nur dabei, im Beruf Fortschritte zu machen und die gewünschten Erfolge zu erzielen. Nebenbei sorgt eine gut durchdachte Tagesstruktur nämlich auch dafür, pünktlich Feierabend zu machen und einen freien Kopf zu bekommen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was es bedeutet, seinen Tag sinnvoll zu planen und zu organisieren. Dabei werden auch die Vorteile einer gründlichen Tagesplanung aufgelistet und die grundlegenden Prinzipien vermittelt. Sie erhalten zahlreiche Methoden, Tipps und Tricks an die Hand, mit denen Sie in Zukunft arbeiten können und die Ihnen obendrein zu einer besseren Work-Life-Balance verhelfen werden.

Inhaltsverzeichnis

Was bedeutet es, den Tag zu planen und zu organisieren?

Eine gründliche Tagesplanung kann sich sowohl auf den Beruf, als auch auf das Privatleben beziehen. In diesem Beitrag gehen wir insbesondere auf die Vorteile und Methoden ein, die Sie brauchen, um die im Beruf anfallenden Aufgaben in einer optimalen Zeitdauer zu erledigen. Sie können alle genannten Methoden und Prinzipien jedoch auch auf das Privatleben übertragen. Die Struktur von beruflichen Aufgaben, wie beispielsweise das Beantworten von E-Mails, das Aufbereiten von Unterlagen, das Führen von Telefonaten, Kundengesprächen oder Meetings, ist gut vergleichbar mit der Struktur von Aufgaben, die im Privatleben anfallen. Dazu gehören beispielsweise das Erledigen von Hausarbeiten, Kochen, Einkaufen oder Zeit mit geliebten Menschen zu verbringen.

Gerne können Sie auch alle Aufgaben in einem einzigen Tagesplan vereinen, wobei Sie den Bereich der Freizeit jedoch deutlich abgrenzen sollten. Insbesondere für Selbstständige eignet sich das Zusammenführen und Festhalten von zu erledigenden Aufgaben in einem Tagesplan.

So können Sie beispielsweise verpflichtende Tätigkeiten wie den Wocheneinkauf zwischen zwei berufliche Meetings legen, sofern sich dies als sinnvoll erweist. Planen Sie aus dem Freizeitbereich jedoch nur verpflichtende Tätigkeiten ein und legen Sie sich für private Vergnügungen und den Feierabend stets feste Zeiten zurecht. Diese Zeiten können dann auch flexibel gestaltet werden und richten sich ganz nach Ihren persönlichen Vorlieben. Wenn es um den Beruf geht, so sollten die Aufgaben jedoch einer klaren Struktur folgen. Das bedeutet, dass im Vorhinein festgelegt wird, welche Aufgaben an dem jeweiligen Tag zu erledigen sind. Darüber hinaus werden diese Aufgaben in feste Zeitblöcke eingeteilt, sodass sichergestellt wird, dass Sie diese in einem angemessenen Zeitraum erledigen. Wie das genau geht, erfahren Sie im weiteren Verlauf dieses Artikels.

Den Tag planen: Das sind die Vorteile

Wie eingangs schon angedeutet, hilft Ihnen eine gute Tagesplanung nicht nur dabei, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen – doch selbstverständlich liegt hier der Hauptnutzen einer vernünftigen Selbstorganisation. Erfolgreichen Menschen ist es gemeinsam, dass Sie sich selber sehr gut organisieren können und ein hervorragendes Zeitmanagement haben. Des Weiteren führt ein sorgfältig erarbeiteter Tagesplan dazu, dass Sie im Berufsalltag gelassener und entspannter sein können.

Das Stresslevel ist weitaus niedriger, wenn Ihr Kopf sich entspannen kann. Haben Sie hingegen ein eher schlechtes Zeitmanagement und wissen morgens nicht, wie Sie die anfallenden Aufgaben des Tages erledigen sollen, so kann der Tag gar nicht gut verlaufen. Die entspannte Einstellung und Gewissheit, die ein vernünftiger Tagesplan mit sich bringt, gibt einem darüber hinaus das Gefühl von Selbstsicherheit, wodurch auch das Selbstbewusstsein wachsen kann.

Nicht zuletzt führt die richtige Tagesstruktur natürlich auch dazu, dass Sie mehr schaffen. Wenn Sie mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigen können, so ergibt sich daraus automatisch, dass Sie auch früher Feierabend machen können. So haben Sie mehr Zeit für Ihre Freizeitaktivitäten und Ähnliches. Es lohnt sich also, sich mit der Thematik eines guten Zeitmanagements auseinander zu setzen.

Tag planen und strukturieren: So geht’s

1. Erstellen Sie eine detaillierte To-do-Liste

Zu Beginn sollten Sie sich eine detaillierte To-do-Liste erstellen. Schreiben Sie alle Aufgaben nieder, die an dem jeweiligen Arbeitstag anfallen. Wichtig ist, dass Sie dabei keine Aufgabe auslassen. Wenn Sie beispielsweise dazu verpflichtet sind, täglich Ihre E-Mails zu beantworten, so gehört auch das mit auf die To-do-Liste. Notieren Sie also alle großen und auch kleinen Tätigkeiten, die Sie an dem jeweiligen Tag erledigen müssen oder wollen.

2. Schätzen Sie die Dauer der einzelnen Aufgaben realistisch ein

Schätzen Sie ein, wie viel Zeit die jeweiligen Aufgaben in Anspruch nehmen. Versuchen Sie dabei möglichst realistisch vorzugehen. Sie sollten die Zeitangaben also so eintragen, dass Sie sich möglichst zügig durcharbeiten müssen, jede Aufgabe aber dennoch ein realistisches Zeitfenster bekommt.

Wenn Sie zum ersten Mal Ihren Tag strukturieren und nach diesem Prinzip vorgehen, dann kann es sein, dass Sie sich zu Beginn sehr häufig verschätzen. Es wird also durchaus Aufgaben geben, die sehr viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie ursprünglich gedacht haben.

Lassen Sie sich davon jedoch nicht entmutigen. Möglicherweise werden auch Aufgaben dabei sein, die in kürzerer Zeit erledigt werden können, was wiederum ein positives Gefühl gibt. Ziel ist es jedoch, möglichst genau zu sein und die Angaben weder zu über- noch zu unterschätzen. Bewerten Sie sich zu Beginn keinesfalls beim Schätzen dieser Angaben. Es handelt sich hierbei um Übungssache und Sie werden die Dauer der Aufgaben mit der Zeit immer besser einschätzen können.

3. Setzen Sie Prioritäten und nutzen Sie bewährte Methoden wie die Eisenhower-Matrix & „Eat that frog“

Im dritten Schritt müssen Sie Prioritäten setzen. Schauen Sie sich Ihre To-do-Liste mit den dazugehörigen Zeitangaben genauer an. Wenn Sie die Zeitangaben zusammenrechnen, dann haben Sie eine Ahnung davon, ob es möglich ist, all diese Aufgaben an einem Tag zu erledigen oder nicht.

Sehr oft wird hierbei klar, das es unrealistisch ist, alle Aufgaben an einem Tag fertigzustellen. Deshalb ist der dritte Schritt die Priorisierung von Aufgaben. Teilen Sie die einzelnen To-dos deshalb nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. Aufgaben, die eine klare Deadline haben und wichtig sind, haben dabei oberste Priorität. Wichtige Aufgaben, die jedoch noch etwas Zeit haben, gehören hier sozusagen auf Platz 2 der Wichtigkeit.

Ein sehr gutes Prinzip, das Sie hierbei nutzen können, ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Hier werden Aufgaben nach „wichtig und dringend“, „dringend, aber nicht wichtig“, „wichtig, aber nicht dringend“ und „nicht wichtig und nicht dringend“ eingeteilt. Wichtige und dringende Aufgaben müssen Sie auf jeden Fall selber erledigen und für den jeweiligen Tag einplanen.

Auch die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben sollten möglichst zeitnah erledigt werden, jedoch können Sie hier nach Möglichkeiten suchen, diese ggf. zu delegieren. Aufgaben, die der vierten Kategorie, also nicht wichtig und nicht dringend zuzuordnen sind, sollten Sie von der Liste streichen und delegieren.

Ein weiterer Tipp, der Ihnen bei der zeitlichen Planung ebenfalls weiterhelfen kann, ist die Methode „Eat that frog“, bzw. genauer: „Eat the frog in the morning“. Das bedeutet, dass Sie die Aufgabe, die Sie am wenigsten gerne erledigen, am besten gleich zu Beginn des Tages in Angriff nehmen. Schieben Sie solche Aufgaben also nicht auf, sondern geben Sie solchen Aufgaben die höchste Priorität. Wenn Sie die Aufgaben gleich in der Früh erledigt haben, werden Sie sich unmittelbar besser fühlen und den Rest des Tages ein hohes Maß an Energie haben.

4. Verteilen Sie die Aufgaben sinnvoll und planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein

Wenn Sie die ersten drei Schritte erledigt haben, können Sie mit der Planung des Tagesablaufs beginnen. Das bedeutet, dass Sie sich feste Uhrzeiten eintragen und planen, wann Sie welche To-dos erledigen werden. Wichtig ist dabei jedoch, dass Sie auch sogenannte Pufferzeiten einplanen.

Zeitmanagement-Experten empfehlen, maximal 60 % der Zeit zu verplanen. Die anderen 40 % sind für unvorhergesehene Ereignisse und Aufgaben, die unverhofft länger dauern als geplant reserviert. Pausen gehören jedoch nicht dazu und sollten ganz normal in den Plan einfließen. Auch wenn Ihnen dieses Zeitfenster für die sogenannte Pufferzeit zunächst sehr groß erscheinen mag, werden Sie im Laufe der Zeit relativ schnell feststellen, dass es sich dabei um eine sehr realistische Einschätzung handelt.

5. Reflektieren Sie sich selbst und optimieren Sie Ihren Plan nach Ihrem Biorhythmus

Eine der wichtigsten Regeln des Zeitmanagements ist das Reflektieren. Wie bereits vorher erläutert, werden Sie beispielsweise beim Schätzen des Zeitaufwandes von wiederkehrenden Aufgaben immer besser werden. Damit Sie diese Fortschritte jedoch auch nachhaltig verzeichnen können, sollten Sie am Ende des Tages reflektieren, wie der Tag gelaufen ist.

Werden Sie sich darüber bewusst, welche Aufgaben wesentlich länger gedauert haben als geplant und wo mögliche Störfaktoren lagen. Notieren Sie sich, was Sie am nächsten Tag besser machen können und wo Sie ggf. etwas mehr oder weniger Zeit einplanen müssen. Diese gründliche Reflexion führt nach und nach zu einem immer besser werdenden Zeitmanagement. Achten Sie zudem darauf, zu welchen Tageszeiten Sie welche Aufgaben in besonders kurzer Zeit erledigen können.

Jeder Mensch verfügt nämlich über einen anderen Biorhythmus, was bedeutet, dass sich unsere Leistungsfähigkeit über den Tag hinweg verändert. Beobachten Sie in Ihrer Selbstreflexion deshalb auch, wann Sie ein sogenanntes Leistungshoch und wann Sie ein Leistungstief haben und richten Sie die Einteilungen am nächsten Tag dementsprechend danach aus.

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